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世鳌国际为你梳理一份《远程办公高效协同指南》,让你高效办公

2020-02-11

疫情当前,节后复工变得异常困难。各城市春节假期一延再延。在目前的情况下,启动远程办公,减少聚集接触,确实有助于疾病传播的控制。但远程在线办公如何更高效?如何更好的在线协同?小编为世鳌小伙伴们梳理了一份《远程办公高效协同指南》,让你和你的团队一起实现效率领跑!

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1.如何远程办公?

据阿里统计,2月3日,全国上千万企业、近2亿人开启在家办公模式。要进行远程办公,当然最基础的条件是得有互联网,4G网络、光纤宽带均可,配上一台电脑,我们一起做整条街最靓的仔。


虽然隔着网线无法获知屏幕那端真实的办公情况,但节后远程办公,最切忌将家庭舒适、慵懒、休闲的气息传递至工作中。


尊重工作的仪式感


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在家≠放松,高效工作需要一种紧张感,因此,像正常上班一样:准时起床,换上正式的衣服,梳洗打扮,让这种工作仪式感迅速带你进入工作状态。

不要在休息区域办公


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开辟一个办公区域吧!最好是一个远离卧室、沙发和电视的地方,将生活空间与工作空间隔离。

时间管理


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1、安排好工作和休息时间:省去通勤时间,其他时间应尽量与在办公室上班保持一致;

2、列出每日待办事项:有时间节点、有规律、有计划,可使用滴答清单、To do list等软件;

3、避免多任务同时进行:10%*10%*10%=0.1%,减少任务切换的时间消耗;

4、掌握自己的目标与工作量:从待办清单中,先完成自己最不想面对的工作,完成后至少减轻了一半的压力。

5、善用时间管理工具:如Teambition的日程表(设定每个时间点的待办事项),番茄工作法、四象限工作法等。


2.如何高效远程办公

工欲善其事必先利其器,在此次疫情之下,诸多远程办公软件免费开放权限、提升优化基础功能,助力企业共渡难关。由小编从综合协作工具开始为大家一一盘点.

01

综合协作工具

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企业微信

企业微信是基于微信的通信能力,整合了企业内部通讯录和工作台。企业微信整体来说,更像一个中间平台,没有针对核心功能做深度的调整,比如即时聊天部分,只比微信增加了已读状态,日程和文档也相对独立,没有进行深度的打通。因此企业微信比较适合对工具依赖不强的企业,可以接入自己的 OA 系统到企业微信工作台,主要用它的聊天和通知功能。

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钉钉

钉钉是阿里投入巨大的企业服务产品,它的定位则更偏向于管理,围绕即时聊天,把日程和任务放在首位,要求员工做好自己的工作安排。

应用中心也提供了基本的网盘、邮件功能,网盘中的文档能力由 WPS 提供支持,视频和电话会议功能比较完善,也是传统企业的常用需求。在应用商店里,提供更多来自第三方的行业解决方案,比如门店账务、企业采购、固定资产、报销管理等等,比企业微信更细分,也比较符合阿里服务的企业对象。如果是工作流程比较完善和固定,注重管理和审批的企业,更适合选择钉钉。

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飞书

飞书是源于字节跳动内部使用的协作工具,因此产品本身带有字节的文化属性,强调个体创造能力,尽量减少管理层级。

飞书的在即时聊天、日常管理的基础上,把协作文档提到了更高的等级,统一称为云空间。在聊天模块更接近 Slack 的体验,更强调讨论。日历模块也做了较大修改,可以关联成员、文档、地点等更多信息。工作台也已经有不少独立的第三方应用,包括日常审批、工资单等,同时也可以利用 API 自己开发相关的机器人,开发了客服机器人的对接,会自动向指定群组发送通知。飞书相对于前两者,更适合互联网、文创类公司。目前正提供限时免费到 5 月,可以去官网注册。

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除了综合协作工具外,还有很多单一功能强大的工具

02

在线文档

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石墨文档

石墨作为老牌的在线文档工具,支持新建文档、表格、ppt、思维导图、表单、白板,设计简洁,功能全面。协作时,权限设置功能比较丰富,可以向陌生人分享阅读和编辑权限,也可以设置密码访问,适合不同的需求和场景。另外石墨在各个浏览器打开,协作编辑能力都比较稳定,非常值得信赖。

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有道云笔记

功能上跟石墨文档类似,文档编辑、协作都能满足。它把功能分成了两块——云笔记和云协作。对于我们运营来说,云笔记可以做基本的文档协同,云协作可以建立协作群,与团队成员共同管理资料、协同编辑、实时沟通和指派任务,只是团队版需要开通会员使用。

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03

会议讨论

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团队协作中,总有一些需要讨论的问题,比如关于目标规划的确认,关于项目执行的细节,服务于会议的工具就应运而生了。会议的通话部分大家可以选择 QQ、Skype 、ZOOM、小鱼视频等专业产品进行解决。我们这里主要介绍一些会议过程中的相关工具。

Explain Everything

远程白板工具,我们可以将会议转化成一块共享的白板。然后再将这块白板分享给参与者,他们在 App 内输入分享代码,就可以加入参与编辑。

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会议桌

一个专门根据会议需求定制的本土协作产品,特点是运用 WebRTC 的最新技术,无需下载安装任何插件,在网页中即可享受便捷的语音、视频服务。同时提供共享白板,共享文档展示的功能。

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04

进度管理

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Teambition

Teambition 是本土工具中功能比较多的产品,发展了很多年之后,已经被阿里收购。本土工具的优点就是中文化和响应速度都很好。它的特点是创建项目时提供了40多种模板,涵盖了产品研发、市场营销、行政人事等多个方面,每个模板都有已经划分好的任务流程,只要找到合适的项目就能快速创建项目并设置好任务列表。

利用这个工具,团队可以把任务全部列出来,分配给成员,成员在任务面板随时更新进度。任务、时间、参与成员、任务状态、优先级都很明确,工作沟通上也更正式。以后回顾工作任务,条理上更清晰。

Teambition在疫情期间,免费提升了企业协作人数上限,减少大家的后顾之忧。

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3.如何高效协同他人一起远程办公

投入了工作状态,也下载了线上办公软件,如何调动他人协作、提升团队效率、共同远程办公,是每个企业远程办公时最为关心的问题。毕竟,屏幕这端的你思考业务夜不能寐,屏幕那端的他也许上班时间正打游戏无法自拔。建立沟通制度、确立共同目标、定期汇报进度、检验工作成果是非常重要的动作。


OKR(Objectives and Key Results)即目标与关键成果法,明确公司和团队的“目标”以及明确每个目标达成的可衡量的关键结果。由英特尔公司创始人安迪·葛洛夫发明。并由约翰·道尔引入到谷歌使用。


使用OKR时,把它当作一种沟通方式,让所有员工都清晰地了解核心目标及任务。这样,能让团队更聚焦、更专注于公司/团队的目标,同时,激活团队成员,让团队主观能动性更强。

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例如以《一张表——OKR》为基础,建立了员工每日汇报、每周沟通、每月复盘、每季评分工作机制:


每日,更新To Do List 及DDL;

每周,更新KR及完成度;

每月,更新OKR,下属主动找上级进行上月复盘、下月计划;

每季,自我评分、上级评分。

*推荐阅读《这就是OKR》和《OKR工作法》两本相关工具书,来更加了解OKR工作法。


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稳住,我们能赢.

远程工作开始地猝不及防,年前制定的开年大目标、小目标都只能调整或暂时搁浅,毕竟现在第一要务是稳中求进。

新的工作模式,带来新的挑战,也可能带来新的机遇。最后还是那句话,世鳌的小伙伴们大家口罩戴好,勤洗手,少出门。稳住,我们能赢。

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